業務改革に取り組む際には、今までの固定観念を捨て、新しいことにチャレンジする姿勢が必要になって来ます。
DXなど、レガシーシステムを打ち壊して、ビジネスモデルから変革させるような業務改革を実践するためには、従来のマインドのままでは、改革は成功しません。
今の業務が古いからとか、問題が多いから仕方なく新しく作りなおすというような後ろ向きな姿勢では、なかなか有益な業務改革は望めません。他社を圧倒する斬新な業務システムは、主体性を持って改革を推し進めていく強いマインドが必要です。そのためにも、関係者やチームが共通認識で同じ目標に向かうマインドセットを持つことが重要となってきます。
３つの主要な業務改革のマインドセット
- 本当に重要なことを見極める
・業務改革の目的の本質を見極め明確にしてチーム内で共有します
- 重要でないことは容赦なく切り捨てる
・何が重要かに集中し、本当にやるべきこと以外は切り捨てます
- 業務は自動化できるはずと考える
・自動化するから、圧倒的に生産性もあがり運用効率も上がるのです
物の見方や考え方は、人それぞれ違います。
まずは、その業務改革は、何のために行いそれによって最も重要なことは何なのかを推進するチームメンバーで認識しあい、共有します。改善すべき点が多くても、優先順位を付け何がやりたいのか、何ができたら目的が達成されるかを共通認識できていないと、それが業務改革を進める上で意見の食い違いになったり、モチベーションの低下を招く結果になったりします。目的を明確化し、同じ目標に向かってみんなで突き進めれば、受け身的な行動をとる人も減り、達成感もあり主体的に動いてくれる人が多くなります。
そして、重要でないことは容赦なく切り捨てる勇気が必要です。人によって、今まではこうだったとかこだわりがあったり、考え方の違いで改善したいことが別にあったり、あれば便利だからといってあまり使わない機能を付け加えたりするようなケースが想定されますが、何が重要なのかを見極めチームで共有できていれば、重要でないことは切り捨てることができるはずです。ムダをいっさい無くし、シンプルにする方が、開発効率も上がり、何より保守・運用の効率も上がります。
また、目指す業務改革は、必ず自動化できると信じて、それを目指す仕組みづくりが大切です。今までの固定観念では、どうせできっこないと諦めて人手を介して行ってきた作業も、RPAやAIなどITの最新技術を駆使すれば、実現可能なことが増えてきました。常に新しい情報を得ようとする知識欲を持って様々な情報を集め、それを活用して未知の世界に飛び込む覚悟があれば、今迄にない新しい業務システムが創造できるかもしれません。そうなれば、チームの達成感はもとより、開発中もクリエイティブな力が皆に楽しみを与え、後ろ向きな作業ではなく、積極的にアイディアを出して一体感のあるモノづくりが期待できます。
業務改革の第一歩は、マインドセットの変革から
