BPRを進めるにあたって、標準的なスタイルとして大、きく分けて３つのステップにて業務プロセスの改革を進めていきます。
それぞれのステップを意識することで、いきなり無計画に開発に入って動かなかったり、問題点が埋もれたままでリスクが残るなど、残念な結果になるようなことを可能な限り回避できます。
ステップ毎にやるべきことを決め、それぞれのマイルストーンを設定できれば、進捗管理や、リスク対応計画を行う上でとても有効です。
BPRの3つのステップ
- STEP1: 既存業務の視える化
・棚卸/現状業務プロセスフローを可視化する。
- STEP2: 分析・施策立案
・新しい業務フローや、IT活用施策を作成する。
- STEP3: IT適用
・新業務プロセスをシステム化し適用する。
STEP1で、まず現状把握として、既存業務について業務フローを可視化します。
BPRとして取り組むべき業務を、業務体系のヒアリングや、業務調査票の配布などによって、抜け漏れなく網羅的に洗い出し、業務棚卸表を作成します。そして、改善効果の大きい業務を見つけるため、業務負荷やコストなどを簡易分析します。ここで課題を抽出し、問題管理表やリスク管理表を作成します。また、誰が見ても理解できるように、現状の業務フローチャートを更新または作成して業務の視える化を実施し、BPRすべき対象業務を絞り込みます。
STEP2では、BPRの対象となった業務について、定量および定性的に具体的な改善ポイントを見つけるために業務分析表を作成します。その分析に従った改善提案書に基づいて、新業務フローを作成します。同時に業務マニュアルとして使用できるようにドキュメント化して、できれば、改善効果の仮設検証としてのシミュレーションを実施します。その過程で業務プロセスのどこをどのようにIT適用して、業務の効率化が図れるかも明確にします。
STEP3では、最新のIT技術を取り入れ新しい業務プロセスを効率的に適用できるようにRPAや、AI、ETLツールなどの活用を検討します。技術能力の高いのツールやクラウドサービス等の利用は最大限活かした上で、必要な部分はシステム開発を実施します。この時、作成された業務システムのテストや、運用管理方法などにも注意を払う必要があります。
BPRは、企業自らが変わるべきものであるため、自社内の人達が主体的に行なう必要がありますが、必要に応じて、外部コンサルや、開発ベンダーのノウハウを活用することは、BPRを成功させ、ビジネスに貢献させるためには有効な手段となります。
業務可視化、施策立案、IT適用の３つのステップに分けて実践する
