電子帳簿保存法により、電子取引に関する取引情報の電子データ保存が義務化され、それに伴い紙出力による保管方法が見直される動きが活発になってきました。
ここで、注意が必要なのは、電子帳簿保護法で義務化されたのは、電子取引についての電子データ保存であって、そもそも紙書類の郵送などで受け渡している書類は、まだ義務の対象ではないため、見落としがちな業務プロセスだということです。
とはいえ、令和3年での改正により電子帳簿保存法のスキャナ保存も、事前承認が要らなくなり、タイムスタンプ要件なども緩和されたことから、やっと、紙を無くし、電子データとして保存できる条件が現実化し易い環境になってきました。探すときの検索容易性と、保存スぺースの効率化を考えてれば、どの企業も可能であれば紙での保管を廃止したいと願っているはずです。
証憑など企業活動をする上で欠かせない書類は膨大になる一方で、それが電子化によって、処理手順も効率化できるのであれば、とても素晴らしいことです。
改正前までは、紙をスキャナ保存にて電子データでの保管を実施したくても、要件を満たすための条件が厳しくハードルが高く感じられ、そのためにペーパーレスが行えてない企業が多かったようです。その中でも、スキャナ保存について、税務署長の事前承認が必要だったことも大きかったのですが、何と言っても、相互けん制で本人とは別の人による紙の原本との照合作業などが必要なことが、負荷が大きくペーパーレスが進まない理由になっていました。それでも、今回、改正前の適正事務処理要件が廃止され、適切な電子データ保存が行えていれば、紙の原本を廃棄することが可能になりました。これによって、早期に紙保存のための倉庫のスペースを減らすことができることが期待できます。
こうなると、電子帳簿保護法のスキャナ保存の要件を満たしつつ業務をシステム化することで、業務の効率化を図ることが可能になります。但し、タイムスタンプ要件も緩和されたとはいえ、担当者がいちいちタイムスタンプ付与の作業を必要とするシステムでは、手間がかかってしまいます。また、検索要件を満たすための仕組み作りもとても面倒です。
こうしたことから、ペーパーレスの業務見直しを行う機会に、業務量とのバランスで費用対効果が望めるのであれば、クラウドサービスなどのドキュメント管理システムの採用が選択肢として有望です。これらは、改ざん防止のための機能等が備わっており、検索も簡単で、セキュリティ面でも安心だからです。
更に、スキャナによる文書保管時に、画像として保存するだけではなく、解析精度が高いAI-OCRなどと連携してデジタルデータ化ができれば、紙の書類に記載のあったデータが、売上管理や受注処理など様々な業務の効率化に結びつく可能性があります。これから、ペーパーレスを推進する企業は、将来を見据え業務プロセスを自動化するところまで視野に入れて、業務の効率化を図るとよいでしょう。
スキャナ保存は、自動化まで視野に入れて推進すべき
