電子帳簿保存法と呼ばれる「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）」について、令和3年度の税制改正において、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について大きく改正等が行われ、既に令和4年1月1日から施行されているということで話題になっています。
従来、提出や保管方法について紙が主体であった国税関係帳簿書類を、事前申請によって電子データによる保管でも認めるための法律というイメージが強かった電子帳簿保存法ですが、今回の改正により電子データでの保存を承認無しでほとんどの企業が利用可能になります。それどころか、たとえば宥恕規定により2年間猶予はあるものの、Eメールや、Webブラウザ経由で行った注文書などの取引の記録は、紙出力での保管は認められず、電磁的に磁気ディスク等に保管しなければならなくなりました。つまり、ペーパーレスの時代、わざわざ紙で提出しなくても大丈夫なように、事前承認があれば認めますよという緩いイメージから、紙はもう認めない、電子化されたデータでの保存が義務化されるイメージの厳しい要請に変わってきたということです。
そうなると、現在の業務フローが、今回改正された電子帳簿保存法に照らし合わせて、対応できているかどうかをチェックする必要があります。もちろん、対応出来ていなければ、業務改善しなければならず、そればまさしく小規模のDXを行うかの如く、業務プロセスの視える化から始め、AsIs分析をして、ToBeを決め実現しなければなりません。
電子帳簿保存法は、「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引」の３つの区分で規定しており、それに沿って業務フローを見直すことが必要です。
「電子帳簿等保存」では、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、日付や金額などの範囲指定や組み合わせ検索ができるなどのエクセルでは難しかった検索条件が緩和されました。しかしながら、既存の会計システムが、電子帳簿等保存の保存要件に対応できているかは要チェックです。
「スキャナ保存」でも、タイムスタンプ要件や、検索要件などが緩和されましたので、紙の領収書などスキャナで画像イメージで保存する運用に切り替えていくべきです。
「電子取引」については、PDFなどでEメールで送られてくる請求書や注文書なども、原則紙で出力した書類は税務調査等で使用できなくなるため、改ざんできない形で電磁的保存するように業務フローの見直しが必要です。
e-Taxなどもかなり使いやすくなり、確定申告もスマホやパソコンで行う人も増え、やっとお役所もデジタル化の波に乗ってきたように感じます。それに合わせて、企業も電子帳簿保存法の対応は急いだほうがよさそうです。
電子帳簿保存法の対応は、小規模なDXの進め方で
