テレワークによる会議の断捨離

新型コロナウイルス感染を懸念して、テレワークの導入が企業で加速し、会議の形態も様変わりします。

テレワークによって参加者が同じ場所に集まって話し合うことができないと、ネットを利用したWeb会議などの仕組みを使うことになります。
当然従来通りの会議は不可能なので、今までの会議のやり方を大幅に見直し、時間の節約や会議の効率化を図る絶好の機会です。そのため、会議の見直しをする際に検討すべきポイントをまとめてみます。

① Web会議に適した、音声通話、ビデオ通話、画面共有ができるアプリを利用する
② Web会議ごとに必要な人のみのチームを作り、チャットアプリと連携して情報共有できるようにする
③ 会議は、スマホなどのモバイル端末でも可能な仕組みで、タイムリーに招集できるようにする
④ 多数参加が必要だった全体集会や教育セミナーなどは、ライブ配信や、eラーニングシステムを採用する
⑤ 参加者が資料や、ホワイトボード、スクリーンショット等を共有できるようにする
⑥ 録画ができたり、議事録が自動作成できる仕組みを選択する
⑦ 意思決定のためのツールや販売管理など、クラウドアプリを実行しながら会議を進めれるようにする

会議を有効に進めるためには、雑談やフリートークも重要ですが、それでも、出席しているだけで一切発言をしていなかった人は、Web会議では自動作成される議事録で明確になり、会議に必要ない人のあぶり出しが可能になります。
Web会議では、会議室の確保が不要なので、比較的臨機応変に、必要な時、必要な人だけで、必要な議題のみ会議をすることができます。これにより、会議に積極的に参加してこない人は、自然に淘汰され招集されなくなります。

テレワークは、個々の会議をする意義を見直すきっかけとなり、ムダを無くすという姿勢で会議の断捨離が行えます。
会議をすることが仕事になってしまっていたベテラン社員が、もう一度会議の意義や目的を確認し、会議室に居た時間の長さではなく仕事の成果物が問われるテレワークでは、自分は会社に対してどのような貢献をしているのかを見つめ直すよいきっかけになるかもしれません。

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